Algemene voorwaarden

BSN verplicht

Het gebruik van het BSN-nummer (burgerservicenummer) in de zorg is verplicht.

Een uniek persoonlijk nummer voor patiënten is nodig om gegevensuitwisseling in de zorg betrouwbaar te maken.

Iedereen in Nederland heeft een BSN. Dit nummer vervangt het sofinummer (sociaal-fiscaal nummer). Behalve de overheid gaat ook de zorgsector het BSN gebruiken bij het uitwisselen van gegevens met andere zorgaanbieders en in het declaratieverkeer.

Wet gebruik BSN in de zorg

De Eerste Kamer heeft 8 april 2008 ingestemd met de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z). Per 1 juni 2008 gaat deze wet in. Niet iedereen in de zorg kan zomaar gebruik maken van het BSN; alleen zorgaanbieders, verzekeraars en indicatieorganen die bij wet zijn aangewezen. Vanaf 1 juni 2008 mogen zorgaanbieders het BSN gebruiken, een jaar later moet het BSN worden gebruikt.

Het BSN maakt in de zorgsector een eind aan de verschillende persoonsnummers die zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars nu nog gebruiken. Invoering van het BSN in de zorg heeft een aantal voordelen:

• het vermindert het aantal fouten bij het uitwisselen van patiëntgegevens
• het voorkomt persoonsverwisseling
• het maakt declareren eenvoudiger
• het geeft betere bescherming tegen identiteitsfraude.

Het BSN wordt ook gebruikt om op een betrouwbare en veilige manier patiëntgegevens uit te wisselen via het elektronisch patiëntendossier.

Legitimeren

Op basis van de Zorgverzekeringswet moeten patiënten zich sinds 1 januari 2006 in ziekenhuizen en poliklinieken kunnen legitimeren met een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Zodra de wet over de invoering van het BSN in de zorg van kracht is en daartoe verplicht, moeten patiënten zich óók legitimeren bij andere zorgverleners, zoals de huisarts of fysiotherapeut, bij indicatieorganen en bij zorgverzekeraars. Patiënten moeten zich identificeren om vast te kunnen stellen dat BSN en persoon bij elkaar horen.

WGBO

Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) beschrijft de rechten en plichten van cliënten in de zorg. De WGBO is van belang voor iedereen die met medische zorg te maken krijgt. Zodra een arts een patiënt gaat onderzoeken of behandelen, is sprake van een geneeskundige behandelingsovereenkomst. Ook medische keuringen vallen onder de WGBO

Gegevens in Landelijke Database Fysiotherapie

Wilt u mee werken aan de verbetering van de fysiotherapeutische zorg? Dan kunt u uw fysiotherapeut toestemming gegeven om gegevens die betrekking hebben op u en uw behandeling beschikbaar te stellen voor het gebruik in het kader van de Landelijke Database Fysiotherapie van het Koninklijk Nederlandse Genootschap Fysiotherapie (KNGF). Daarmee helpt u direct mee aan constante verbetering van fysiotherapeutische zorg.

Met ingang van 1 januari 2016 moet u expliciet toestemming geven voor het uitwisselen van uw gegevens vanuit het EPD naar de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF). Hiervoor geldt het zogenaamde Opt-In principe. Deze maatregel is genomen in verband met de aanscherping van de privacywetgeving. Uw EPD-systeem is hierop al voorbereid. Wat betekent het voor u in de praktijk? We zetten alles voor u op een rijtje:

• De fysiotherapeut heeft de wettelijke plicht om u om toestemming te vragen of uw gegevens geanonimiseerd aangeleverd mogen worden in de Landelijke Database Fysiotherapie.
• U moet expliciet toestemming geven voor de gegevensuitwisseling. Dit is het principe van Opt-In, waarbij het initiatief voor het toestemming vragen bij de fysiotherapeut ligt.
• Als u toestemming geeft, wordt de Opt-in functie aangevinkt in uw EPD.
• Alleen als de Opt-In functie is aangevinkt, worden de gegevens automatisch doorgestuurd naar de LDF.
• U kunt op ieder moment uw toestemming weer kan intrekken.

Voor meer informatie omtrent dit onderwerp kunt u ook kijken op de pagina van Het Landelijke Database Fysiotherapie

Betalingsvoorwaarden

• Deze betalingsvoorwaarden zijn onlosmakelijk verbonden met de behandelingsovereenkomst tussen u als patiënt/cliënt en Fysio van de Gevel
• Afspraken dienen 24 uur van tevoren geannuleerd te worden. Afspraken welke niet of te laat geannuleerd worden, zullen bij u in rekening worden gebracht.
• Bij inschrijving via onze website verleent u Fysio van de Gevel automatisch een machtiging voor het incasseren van de factuur (mocht u namelijk niet of niet voldoende voor fysiotherapie zijn verzekerd dan ontvangt u de factuur thuis). Deze incasso zal plaatsvinden rond de 1e van de maand waarin de factuur wordt uitgegeven. U heeft na opmaak van de factuur nog 14 dagen de tijd om te reclameren voordat de incasso daadwerkelijk plaatsvindt.
• Bij het niet kunnen incasseren van de factuur staat het Fysio van de Gevel vrij om zonder nadere ingebrekestelling incassomaatregelen te nemen. Naast de declaratie zal ook de wettelijke rente worden gevorderd.
• Alle met de incasso van gedeclareerde bedragen gemoeide kosten, waarvan ook de buitengerechtelijke kosten, komen ten laste van de patiënt/cliënt.

No-show

Sinds 2008 (Prestatiebeschrijvingbeschikking van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa)) moeten wij en andere zorgverleners, in opdracht van de verzekeringsmaatschappijen, deze nota’s bij u indienen en worden deze niet vergoed door de verzekeringsmaatschappijen. Over deze gang van zaken hebben we u op verschillende manieren geïnformeerd, zowel aan het begin van de behandelovereenkomst als gedurende de behandelovereenkomst (zie onze website, welkomstbrief/mail, informatie wachtruimte, informatie op afsprakenkaartje, enzovoort). Kort gezegd houdt dit deel van de overeenkomst in dat u een afspraak minimaal 24 uur vóór het behandeltijdstip dient af te zeggen, bij gebreke waarvan de voor u gereserveerde tijd in rekening wordt gebracht, alsof u behandeld bent. De reden hiervoor willen u graag nog nader toelichten. Als u een afspraak afbelt 24 uur van tevoren dan is er een reële kans dat wij iemand anders in uw plaats kunnen inplannen. Als u binnen 24 uur afbelt zullen we er óók alles aan doen om die vrij gekomen plek op te vullen, maar de kans bestaat dat dit niet gaat lukken. Op het moment dat we deze vrij gekomen plek niet kunnen opvullen, lopen gedurende de tijd die we voor u hebben gereserveerd onze kosten gewoon door (loonkosten, huur, licht, enz). Nu zou u kunnen denken dat er een soort ‘risico toeslag’ op het tarief zit, dat voorziet in dit soort situaties en dat we daarmee bovenstaande kosten kunnen dekken. Helaas is ons tarief zo uitgeknepen dat we die onvoorziene kosten niet kunnen verrekenen. We mogen ook niet zelf een bepaald percentage op het tarief zetten om dit soort kosten te dekken. Er kunnen natuurlijk goede argumenten zijn waarom u niet bent komen opdagen of te laat heeft afgebeld. Echter, het komt voor uw risico indien u niet komt op het afgesproken tijdstip en u niet minimaal 24 uur van tevoren hebt afgebeld. Indien u een afspraak minimaal 24 uur tevoren afbelt, dragen wij het risico dat we de voor u gereserveerde tijd niet kunnen opvullen. Dit is een redelijke verdeling van het risico en zo zijn we het ook overeengekomen. We gaan er echter vanuit dat u de juistheid en redelijkheid van ons handelen alsnog zult inzien en rechtsmaatregelen niet noodzakelijk zullen zijn en we vertrouwen dan ook op een verdere plezierige samenwerking. Als u het onverhoopt na deze uitleg nog niet eens bent met de gang van zaken, verwijzen wij u graag naar uw verzekeringsmaatschappij. U kunt daar dan een klacht indienen.

Klachtenregeling Intern

Inleiding

Fysio van de Gevel streeft ernaar om diensten te leveren die aansluiten op de wensen en verwachtingen van de klant. Toch kan het gebeuren dat klanten niet tevreden zijn met hetgeen zij gekregen hebben. Iedere uiting van ontevredenheid of tekortkomingen van de organisatie moet als een klacht gezien worden. Klachten dienen snel en naar tevredenheid van de klant opgelost te worden. Hierbij moet ons motto zijn: ‘Een klacht is een kans om je te verbeteren’.

Doel

Deze procedure beschrijft de wijze waarop klachten gerapporteerd, geregistreerd, afgehandeld en geanalyseerd dienen te worden.

Toepassingsgebied

Deze procedure is van toepassing op alle klachten ten aanzien van de producten en diensten die door Fysio van de Gevel geleverd worden.

Definities

Klacht: een (veronderstelde) tekortkoming van Fysio van de Gevel, ten aanzien van met de klant gemaakte afspraken, waarover deze reclameert.

Verantwoordelijkheden

Iedere medewerker is verantwoordelijk voor:

• Het doorgeven van klachten van cliënten aan een van de directieleden.

De algemeen directeur is verantwoordelijk voor:

• Registratie van binnengekomen klachten
• Afhandeling van klachten
• Registratie van afgehandelde klachten

De kwaliteitsmanager is verantwoordelijk voor:

• Analyse van oorzaken van klachten
• Verificatie van de uitvoering corrigerende en preventieve maatregelen

Werkwijze

Ontvangst en registratie van klachten

Klachten kunnen schriftelijk, telefonisch of per e-mail bij Fysio van de Gevel binnenkomen. Iedere medewerker die een klacht van een klant ontvangt, dient hiervan een notitie te maken en aan de algemeen directeur door te geven. De algemeen directeur dient de klachten te registreren op het daarvoor bestemde klachtenformulier. Klachtenformulieren dienen in de ‘klachtenmap’ bij de receptie gearchiveerd te worden. U kunt uw klacht melden bij de klachtencommissie van het KNGF, zie tekst onder ‘klachten regeling met betrekking tot wet Wkkgz

Afhandeling van klachten

De algemeen directeur coördineert de afhandeling van de klachten. De verantwoordelijke vennoot legt, waar nodig, de klacht voor aan de therapeut van de cliënt die de klacht heeft geuit. Na dit overleg neemt de vennoot contact op met de betreffende cliënt. Wanneer een klacht, m.b.t. fysiotherapie, dusdanig is dat er geen oplossing gegeven kan worden die voor de cliënt bevredigend is, dient de cliënt doorverwezen te worden naar de ‘klachtencommissie van het KNGF’. Op het klachtenformulier dient de communicatie met de cliënt geregistreerd te worden. Wanneer een klacht is afgehandeld, dient de aard van de oplossing en de kosten van het oplossen van de klacht op het klachtenformulier geregistreerd te worden. Afgehandelde klachten dienen tenminste een jaar in de klachtenmap gearchiveerd te blijven.

Analyse van klachten

Ieder half jaar dient de kwaliteitsmanager een overzicht te maken van de afgehandelde klachten op basis van de soort klacht. Ieder kwartaal dient tijdens het regulier werkoverleg een analyse van klantenklachten besproken te worden.

Klachten regeling met betrekking tot de wet Wkkgz

Interne klachtenregeling en klachtenfunctionaris

De wet verplicht zorgaanbieders per 1 januari 2017 intern een laagdrempelige en effectieve regeling te treffen voor het opvangen en behandelen van klachten. Voor de patiënt moet de zorgaanbieder gratis een klachtenfunctionaris ter beschikking stellen. Het KNGF heeft in overeenstemming met Zorgbelang Nederland een Reglement Klachtenregeling Fysiotherapie opgesteld dat u kunt gebruiken in de praktijk. De klachtenfunctionarissen zijn benoemd. Op deze manier beschikken wij over een laagdrempelige, correcte en uniforme klachtenafhandeling. Een goede klachtopvang aan het begin kan geschillen bij een geschillencommissie voorkomen en beperken.

Geschillencommissie

Een zorgaanbieder moet per 1 januari 2017 aangesloten zijn bij een door de minister erkende geschillencommissie. Het Reglement Geschillencommissie Fysiotherapie is erkend door VWS. De geschillencommissie kan bindend adviseren en een vergoeding van geleden schade toekennen tot in ieder geval € 25.000,- De geschillencommissie moet binnen een half jaar met een uitspraak komen. In het geschillenreglement nemen we op dat bemiddeling na indiening van het geschil nog een optie is.

Veilig incidenten melden

Binnen een organisatie moeten zorgverleners per 1 juli 2016 op een veilige wijze onzorgvuldigheden en (bijna)incidenten in de zorgverlening kunnen melden. Ook incidenten die niet tot schade hebben geleid of bijna-ongelukken kunnen worden gemeld Fysio van de Gevel heeft een schriftelijke interne procedure opgesteld, die bescherming biedt aan de melder en de betrokken zorgverlener. Het delen en bespreekbaar maken van incidenten heeft ten doel de zorg te verbeteren.

Praktijkreglement

Voor een soepel verloop van uw behandelingen vragen wij even uw aandacht voor het volgende.

Aanmelding

U kunt zich op twee manieren aanmelden; op eigen initiatief of op grond van een doorverwijzing van een (huis)arts of specialist. Als u zich op eigen initiatief aanmeldt (DTF), stellen wij met uw goedkeuring uw (huis)arts en/of specialist hiervan op de hoogte. Het is belangrijk bij uw aanmelding door te geven hoe u bent verzekerd. Let daarbij in elk geval op de volgende zaken: naam zorgverzekeraar, polisnummer, of u ziekenfonds dan wel particulier bent verzekerd, en de gegevens van een eventuele aanvullende verzekering. Indien u bij uw aanmelding niet zorgvuldig doorgeeft hoe u bent verzekerd of uw verzekering blijkt tussentijds gewijzigd te zijn, dan stuurt de verzekeraar de factuur per omgaand terug aan Fysio van de Gevel en moeten wij uitzoeken hoe u bent verzekerd.

Betalingsvoorwaarden

Fysio van de Gevel hanteert de officiële betalingsvoorwaarden van de Vereniging Vrijgevestigde Fysiotherapeuten (VVF). Voor deze voorwaarden verwijzen wij u naar onze betalingsvoorwaarden.

Verhinderd

Als u verhinderd bent dient u dit 24 uur van tevoren te melden (telefoon: 0629216102 email: frank@fysiovandegevel.nl. Zo stelt u ons in staat om in uw plaats een andere cliënt te behandelen. Belt u niet tijdig af, dan zijn wij genoodzaakt de gereserveerde tijd bij u in rekening te brengen. Zie ook now-show.

Niet nagekomen afspraak

De maatschappijen Univé, BGZ, IZA en Trias hebben ons middels een schrijven aangegeven dat per 1 januari 2008 de niet nagekomen c.q. te laat afgebelde afspraak niet meer als prestatie opgenomen is in het zorgpakket van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa).Dit geldt voor alle verzekeringsmaatschappij binnen Nederland. Dit betekent dat een niet nagekomen c.q. te laat afgebelde afspraak rechtstreeks bij u in rekening moet worden gebracht. Per 1 juli 2008 is deze regeling ook bij Fysio van de Gevel van kracht zijn.

Behandeling door collega

Het kan af en toe voorkomen dat u door iemand anders wordt behandeld dan uw vaste therapeut. Dat komt doordat sommige behandelingen spoedeisend zijn en het logistiek niet anders is in te plannen. Wij vragen daarvoor uw begrip.

Motivatie

Wij rekenen erop dat wanneer u zich bij ons laat behandelen, u over een gezonde motivatie beschikt. Voor veel behandelingen is het cruciaal dat u minimaal twee keer per week traint in onze oefenruimte en eventueel ook thuis oefeningen doet. Uw inzet draagt bij aan een sneller herstel.

Bereikbaarheid

Fysio van de Gevel is voor al uw administratieve vragen telefonisch bereikbaar (06-29216101). Voor openingstijden administratie zie onze homepage. Voor dringende zaken in de overige tijden graag bellen op het hele of halve uur. Voor minder dringende zaken kunt u ons buiten de openingstijden ook een email sturen

Omgang cliënten gegevens

Met het cliënten dossier wordt omgegaan volgens de Wet Geneeskundige Behandel Overeenkomst (WGBO) en de Wet Persoonsregistratie. Mocht u hierover vragen hebben kunt u deze informatie opvragen bij de desbetreffende fysiotherapeut of onze administratie.

Ten slotte

Mocht u vragen hebben over de behandeling of opmerkingen hebben over de gang van zaken in onze praktijk, aarzel dan niet die te uiten. Een van onze vennoten staat u graag te woord en wij zullen er alles aan doen uw behandeling bij Fysio van de Gevel zo aangenaam mogelijk te laten verlopen.

Nog een aantal Do´s en Don´ts

• Toon respect voor elkaar.
• Toegang tot de trainingsruimte is alleen toegestaan wanneer uw therapeut daarbij is.
• Om hygiënische redenen is het gebruik van een handdoek en schone sportschoenen tijdens de training verplicht.
• De tassen dient u in de kleedkampers achter te laten en gebruik te maken van lockers. De tassen mogen niet meegenomen worden naar de trainingsruimte.
• Het gebruik van de lockers is geheel op eigen risico.
• Het meenemen van dranken in de zalen is alleen toegestaan in een afsluitbare bidon of fles (geen glas).
• Het dragen van (hangende) sieraden wordt voor uw eigen veiligheid afgeraden.
• Wangedrag wordt niet getolereerd. Onze medewerkers hebben de bevoegdheid om u hierop aan te spreken.
• U dient altijd de aanwijzingen van de medewerkers op te volgen.